Für die Übersicht über die Projektkosten wird das nachfolgend beschriebene Excel-Tool angeboten. Das einfache Werkzeug dient dem Projektleiter zur Steuerung der Projektkosten und erhebt nicht den Anspruch einer Buchhaltungssoftware. Mit wenig Aufwand wird aber eine gute Kostenübersicht während der Projektabwicklung gewährt.

Für die Projektkostenübersicht wird eine Kopie der Originalversion „Projektkosten.xls“ gespeichert und mit dem neuen Projekt bezeichnet.

Keinesfalls sollen alte Excel-Projektkostenübersichten für neue Projekte weiterverwendet werden. Insbesondere nicht, wenn die Blätter für Kontobezeichnungen umgenannt werden. Die Formeln bereits benutzter Excel-Kostenübersichten werden nicht angepasst. Daten werden so nicht automatisiert übernommen und Berechnungen nicht nachgeführt.

Vorgegeben ist eine Unterteilung bis zu sieben Teilbereiche (Konten) eines Projektes. Die Kostenübersicht mit den Kontenbezeichnungen für die Teilbereiche wird auf der Frontseite „Übersicht Konti“ dargestellt.

Funktionsbeschreibung

Einrichten
Zuerst wird das die Projektbezeichnung im Feld A3 nachgeführt. Dann werden die Projektteilbereiche (Konten) im Feld B10 bis höchstens B16 bezeichnet. Mit der Bezeichnung bzw. Erfassung werden die Daten auf der Kostenüberprüfung B25 bis max. B31 sowie in den Kontenblättern <Konto 1> bis <Konto 7> automatisiert übernommen. Zugleich werden die budgetierten Kosten gemäss Kostenplanung erfasst. Siehe folgendes Beispiel:

Erfassen

Die Projektteilbereiche (Konten) werden im Kopfbereich (violett) näher bezeichnet und wo vorhanden mit entsprechenden Vertragsnummern ergänzt. Im Mittelbereich (grün) können vertraglich vereinbarte, aber noch nicht bezahlte Beträge erfasst werden. Damit ist im folgenden Beispiel sofort erkennbar, dass im Projektteilbereich Hardware noch Fr. 4000.— (Total freier Kredit) verfügbar sind.

Unter Stand der Projektkosten (blau) werden die bezahlten Beträge gemäss den eingegangenen Rechnungen erfasst. Im Feld Ablage-Nummer (Abl.-Nr.) wird der Aufbewahrungsort des Papierdokumentes erfasst (siehe Datenbank Prodak, Projektdokumentation und Aktenablage). Anschliessend wird eine Kurzbeschreibung der Lieferung sowie Lieferant und/oder die Rechnungsnummer erfasst. Im anschliessenden Feld wird der Rechnungsbetrag eingetragen.

Die Rechungsbeträge werden im Feld „Stand der Projektkosten“ zusammengezählt. „Freier Kredit“ (grün) setzt sich aus dem budgetierten Kostenaufwand (violett) abzüglich „Stand der Projektkosten“ (blau) zusammen. „Freier Kredit“ abzüglich „reservierter Kredit“ ergibt das „Total freier Kredit“.

Auswerten

Auf dem Blatt „Übersicht Konti“ werden die erfassten Zahlen der Projektkosten aus den Projektteilbereichen zusammengefasst dargestellt. Im Laufe der Projektabwicklung kann die Kostenübersicht (Blatt „Übersicht Konti“) wie folgt aussehen: