Tools/Werkzeuge
zur Unterstützung von Evaluationen
Um geeignete IT-Anwendungen (Systeme) einkaufen
und entsprechende Angebote für den einzusetzenden Zweck treffend
beurteilen zu können, wird das Evaluationsverfahren eingesetzt.
Voraussetzung für den Start dieses Verfahrens ist, dass die
strategischen Unternehmensziele bekannt sind, damit diese für
die Neubeschaffung gebührend berücksichtigt werden können.
Selbstverständlich muss ein von der Unternehmensleitung unterzeichneter
Projektauftrag für das neu zu beschaffende System vorliegen.
Für die Ausschreibung, das Einholen von Angeboten,
wird ein Pflichtenheft erstellt. Der Zweck dieses Dokuments beschreibt
die Ziele, welche mit dem einzukaufenden System zu erreichen sind.
Es regelt Form und Vorgehen der Offertstellung und dient zusammen
mit den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) als Grundlage
der Ausschreibung.
Im Pflichtenheft wird der bestehende Zustand (IST-Situation)
festgehalten. Damit werden dem potenziellen Anbieter Kenntnisse
über das Anwendungsgebiet vermittelt, die einen geeigneten
Lösungsvorschlag unterstützen. In der Folge werden die
Ziele beschrieben, die mit der neuen IT-Lösung zu erreichen
sind (SOLL-Zustand). Im Weiteren werden alle relevanten Anforderungen
an das zu beschaffende System so beschrieben, dass Angebote aufgrund
von messbaren Kriterien beurteilt werden können. Der Aufbau
der Offerte wird festgelegt. Aus Erfahrung empfehle ich die Offertstruktur
in elektronischer Form zusammen mit dem Pflichtenheft und den
AGB allen Interessenten abzugeben. Die Bewertung von Angeboten
wird dadurch wesentlich erleichtert. Am Schluss des Pflichtenheftes
werden administrative Verbindlichkeiten bezüglich Abwicklung
des Evaluationsverfahrens festgehalten (Zeitplanung, AGBs bezogen
auf Geschäftsbedingungen und Geheimhaltung, Copyright, Adressen
für Rückfragen zum Pflichtenheft, Projektverfahren bzw.
Projekthandbuch, Abgabetermin).
Tool Offertbewertung (EXCEL 2000)
Im folgend beschriebenen Excel-Tool wird ein Kriterienkatalog
sowie die dazugehörende Bewertungsgrundlage (Beschreibung)
angeboten. Die Kriterien der Vorlage sollen auf das zu beschaffende
System angepasst werden. In der Rubrik „Offerte Kapitel“
wird die Nummerierung der Kapitel gemäss Offertstruktur erfasst.